In der QM-Podcast Episode 56 dreht sich alles um Anforderungen und Nutzen dokumentierter Informationen.
Viel Spaß beim Hören wünschen Euch
Jan Jörgensmann alias #isonerd und
Stephan Joseph alias #isoman
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Tatsächlich sind Arbeitsanweisungen eine sinnvolle Sache. Ich erstelle sogar Arbeitsanweisungen für mich selbst, obwohl ich nur ein Ein-Personen-Betrieb bin. Für Dinge, die ich nur selten durchführe, notiere ich mir hilfreiche Anleitungen in Microsoft OneNote. Das spart eine Menge Zeit.
Die ISO 9001 gibt kein Medium oder Format vor. Daher sollten hilfreiche Arbeitsanweisungen in einer Form bereitgestellt werden, die von den Mitarbeiter*innen schnell gefunden und genutzt werden kann. Das können auch etwa Videos sein (Screenrecording, Handyaufnahmen, …).
Aber warum haben Arbeitsanweisungen oftmals einen schlechten Ruf?
Das Gute ist, dass man an diesen Aspekten arbeiten kann. Auch hier schränkt uns die ISO 9001 nicht ein. Es sollte nur sichergestellt sein, dass Mitarbeiter*innen stets mit den korrekten Dokumenten arbeiten.
…Chaos auf dem File-Server? Ihre Mitarbeitenden suchen den aktuellen Excel Maßnahmenplan und finden die Kopie einer Kopie. Niemand ist sich wirklich sicher, die aktuelle Version gefunden zu haben. „Dann nehme doch die Datei, die ich Dir zugemailt habe!“ … und wo lege ich diese dann ab?
Kommt Ihnen das vertraut vor?
Ich kannte das von meinen eigenen Schulungsunterlagen. Obwohl ich diese alleine verwaltet habe, stellten mich meine File-Server Strukturen mit wachsender Menge an Dateien immer häufiger vor frustrierende Suchaufgaben.
Seit der Version 2010 ist der SharePoint, trotz typischer Microsoft-Krankheiten, ein hilfreiches Werkzeug. Im Kontext von Qualitätsmanagementsystemen drängt sich der Einsatz von SharePoint förmlich auf. QM-Beauftragte wünschen sich ein Werkzeug, um Informationen nachvollziehbar zu verteilen und die Möglichkeit zur Kollaboration, der interaktiven Zusammenarbeit innerhalb digitaler Plattformen.
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