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Leider findet man auch in heutigen Qualitätsmanagementsystemen immer noch viel von früher.
Dieser Beitrag kann Dir helfen, Dein QM-System einzustufen. Zudem entdeckst Du eventuell Ideen, um mit Deinem QM-System die nächste Evolutionsstufe zu erreichen.
Warum ISO 9001 Zertifizierung?
Der wahrscheinlichste Grund für die Zertifizierung nach ISO 9001 ist der Marktzugang. In den meisten Fällen fordern Hauptkunden Zertifikate. In zahlreichen Branchen gilt eine Zertifizierung als Eintrittskarte. Im B2C könnte das Zertifikat zur Stärkung des Vertrauens beitragen.
Da Unternehmen Kunden zufriedenstellen wollen, tun sie, was erforderlich erscheint, um ein QM-Zertifikat zu erhalten. Kein Wunder, dass die erfolgreiche Zertifizierung im Fokus zahlreicher QM-Projekte steht.
Bedauerlicherweise stürzen sich viele Berater:innen und QM-Beauftragte in Aktivitäten zur Norm-Befriedigung. Es wird so getan, als müsste zu jeder Normanforderung etwas Neues erfunden werden.
Klick 💡 macht es meistens dann, wenn die Verantwortlichen die Anforderungen der ISO 9001 in verständlichen Worten erklärt bekommen. Dann merken sie, dass die Norm keine bösen oder unnötigen Anforderungen stellt.
☝️ Tipp: Lass Dir die Normanforderungen erklären und überlege im ersten Schritt, was Dein Unternehmen bereits umsetzt. Bewerte die Qualität und Sinnhaftigkeit der aktuellen Vorgehensweise zu einem Thema, um dann ggf. Ideen zur Verbesserung zu bewerten und umzusetzen.
ISO 9001? Ja, da haben wir so ein Handbuch!
Nicht selten hört man die Aussage: „Schreib auf, was Du tust und tu, was Du aufgeschrieben hast.“ Das war nie eine Anforderung der ISO 9001. Tatsächlich ist der Anteil von Pflichtdokumenten mit der Revision im Jahr 2015 weiter gesunken.
Wer hierzu Details haben möchte, kann sich meine kostenlose „ISO 9001 Checkliste – Dokumentierte Informationen“ über die Lev-Akademie herunterladen. Hierzu gibt es sogar ein Video mit Erläuterungen.
Tatsächlich sollte jedes geforderte Dokument und jeder von der Norm geforderte Nachweis einen Zweck haben. Verschwendung in Form von sinnlosen Dokumenten ist so ziemlich das Gegenteil von einem modernen QM-System.
Der Umfang der Dokumentation ist abhängig von der Kompetenz der Mitarbeiter:innen, der Größe des Unternehmens und der Komplexität seiner Prozesse.
Oder anders ausgedrückt: Dokumente sollten in Umfang und Form bereitgestellt werden, sodass man sich darauf verlassen kann, dass eine fehlerfreie Umsetzung gewährleistet wird.
☝️ Tipp: Hinterfrage den Sinn und Zweck von jedem einzelnen Dokument. Berater:innen und QM-Beauftragte sollten in der Lage sein, Deine Fragen zur Dokumentation zu beantworten.
Wie erleben Mitarbeiter:innen Qualitätsmanagement?
Da gute Mitarbeiter:innen immer schwieriger zu finden und zu binden sind, gewinnen deren Bedürfnisse an Bedeutung. Es ist bedauerlich, dass in vielen Unternehmen erst durch die Verknappung der Wert von Mitarbeiter:innen steigt.
Erfolgreiche Organisationen haben schon lange vor der Verknappung erkannt, dass die Berücksichtigung von Bedürfnissen der Mitarbeiter:innen eine positive Auswirkung auf den langfristigen Unternehmenserfolg hat.
Bitte nicht falsch verstehen: Es geht immer noch um Arbeitsplätze, die Arbeitsleitung und um Ergebnisse.
Jedoch lassen sich gute Mitarbeiter:innen nicht grundlos anschnauzen, unfair behandeln oder wie kleine Kinder behandeln. Ein respektvoller Umgang, erfahrbare Gleichberechtigung und erlebtes Vertrauen sind menschliche Bedürfnisse, die früher nicht selten von Vorgesetzten missachtet wurden.
Kontrolle = Wertschätzung der Arbeit
Der Volksmund lehrt: „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser.“ Das ist auch heute noch so. Die Frage ist vielmehr, wie man erkannte Fehler, Defizite oder klares Fehlverhalten umgeht. Alle Menschen machen Fehler. Kein Mensch macht bewusst Fehler, um dem Unternehmen zu schaden. Sollte das doch der Fall sein, muss eine fristlose Kündigung folgen.
Sprüche wie „Nicht gemeckert ist Lob genug“ sollten der Vergangenheit angehören. Offenes und konstruktives Feedback, sowie Klarheit zu den Erwartungen sind gefragt. Das erfordert von Führungskräften ein humanistisches Menschenbild, gepaart mit einer gewissen Kommunikationskompetenz.
Auch der Umgang mit Fehlern lässt Rückschlüsse auf die Kultur zu. Wird nach einer schuldigen Person gesucht oder geht es darum, ein Wiederauftreten zu verhindern. Ursachenanalyse statt Verursacher feststellen.
💡Tipp: „Haltung schlägt Technik!“ Kommunikationstechnische Defiziten werden verziehen, wenn die grundlegende Haltung der Führungskräfte von Respekt und Wohlwollen geprägt ist. Definiere daher Werte der Organisation und gewinne die Führungskräfte, für diese Werte einzustehen.
Qualitätsmanagement früher und heute
Gründer:innen oder Geschäftsführer:innen haben oftmals über viele Jahre Erfolge feiern dürfen. Die tatsächlichen Gründe für den Erfolg werden selten hinterfragt. Vielleicht hatte man zur richtigen Zeit den Mut, das richtige Unternehmen aufzubauen.
Gefährlich wird es, wenn Themen wie „Reklamationen“, „Mitarbeiter:innen“, „steigende Kundenanforderungen“, „Nachhaltigkeit“, „Digitalisierung von Prozessen“ oder „Nachweispflichten“ nur noch „Reklamationen“als lästig empfunden werden.
Ein modernes QM-System lädt dazu ein, die Themen der ISO 9001 offen zu diskutieren und den eigentlichen Mehrwert für das Unternehmen zu nutzen. Die hier skizzierten Aspekte könne dabei als Orientierungshilfe dienen.
Wenn Du konkrete Unterstützung wünschst, dann nutze mein Anfrageformular.
