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Wenn eine QM-Matrix ausschließlich kurz vor externen Audits aktualisiert wird, dann liegt der Verdacht nahe, dass diese Zuordnungstabelle eigentlich überflüssig ist.
Oft werden QM-Matrizen von QM-Beauftragten fortlaufend gepflegt, weil diese von Berater*innen oder Zertifizierungsauditor*innen angeraten wurden.
Vielleicht ist es an der Zeit, sich von der ein oder anderen Matrix zu befreien.
Hier betrachten wir drei übliche QM-Matrizen (Norm-, Auditprogramm- und Qualifikation-Matrix) sowie deren potenzieller Nutzen.
Normmatrix
➡️ Gegenüberstellung von Normanforderungen und Fundorten im QM-System.
Eine solche Tabelle ist eventuell bei Erstzertifizierungen hilfreich, damit bei der Gestaltung des QM-Systems keine Normanforderungen übersehen werden.
Im Zertifizierungsaudit kann eine Normmatrix insbesondere QM-Einsteiger*innen Sicherheit bieten, um auf Fragen von Zertifizierungsauditor*innen gezielt und schnell reagieren zu können.
Sobald man die Norm und das QM-System gut kennt, wird die Normmatrix überflüssig.
💡Fazit: Eventuell ist eine Normmatrix hilfreich bei Delta-Checks (Vollständigkeitsprüfungen), wenn man die Norm und/oder das eigene QM-System noch nicht gut kennt. Die Normmatrix ist definitiv keine Anforderung der ISO 9001.
Auditprogramm-Matrix
➡️ Darstellung der jährlich geplanten Audits mit Bezug zu den Normkapiteln und/oder Prozessen.
Oft wird argumentiert, dass sicherzustellen sei, dass in einem geplanten Auditzyklus alle Normthemen der IS0 9001 intern auditiert werden müssten. Jedoch fordert die IS0 9001 keine Vollständigkeit bei der internen Auditierung und somit auch keine Auditprogramm-Matrix.
Die Auditprogramm-Norm-Matrix enthält keinerlei Mehrwert. Es sei denn, dass man aus unergründlichen, intrinsischen Gründen diese Norm-Vollständigkeit im Rahmen interner Audits sicherstellen möchte.
Etwas sinnvoller, wenn auch ebenfalls nicht von der ISO 9001 gefordert, ist die Planung der Audits mit Hilfe der Prozesslandschaft. Häufig werden z.B. Kernprozesse jährlich und andere Prozess im 3-Jahreszyklus auditiert.
Das ist nicht der schlechteste Ansatz, jedoch keine Normanforderung zur Planung des internen Auditprogramms. Eine Matrix-Darstellung zum Auditprogramm wird erst sinnvoll, wenn es zahlreiche Prozesse und/oder Standorte zu berücksichtigen gilt.
Eine genauere Erläuterung zum Thema Auditprogramm findest Du in meinem Artikel „Auditmythen„.
Wenn Du wissen möchtest, welche Ziele mit internen Audits verfolgt werden können, interessiert Dich vielleicht auch meine QM-Podcast Episode Nr.29 „Pawlowsche Audits„.
💡Fazit: Eine Prozessübersicht kann bei der Planung des internen Auditprogramms hilfreich sein. Wenn eine Auditprogramm-Matrix keinen Mehrwert liefert, dann sollte man darauf verzichten.
Qualifikationsmatrix (Q-Matrix)
➡️ Abgleich von Mitarbeitenden und relevanten Kompetenzen, Schulungen oder Unterweisungen.
Wenn man keine Software zur Planung und Überwachung von Pflichtunterweisungen hat, dann kann eine Qualifikationsmatrix in Excel hilfreich sein.
Gleiches gilt z.B. für die Schichtplanung, wenn über die Tabellendarstellung erkannt wird, ob pro Schicht die erforderlichen Kompetenzen vorhanden sind. Mit einem Blick auf die Matrix ist oft auch der Bedarf für Schulungen oder Neueinstellungen schnell erkennbar.
Somit klingt die Q-Matrix sinnvoll. Gleichzeitig stell ich oft fest, dass Q-Matrizen lediglich kurz vor Zertifizierungsaudits und nur widerwillig aktualisiert werden. Das kann an schlecht und zu komplex gestalteten Exceldateien liegen. Häufiger treffe ich auf die Aussage, dass Schichtplaner ihr Personal und deren Kompetenzen gut kennen und im Kopf haben. Wahrscheinlich spielen auch hier die Größe einer Abteilung und das Schichtmodell eine Rolle.
💡Fazit: Die Ziele und Vorteile zur Pflege von Q-Matrizen muss den „Pflegenden“ vermittelt werden. Gleichzeitig sollte offen hinterfragt werden, ob der erhoffte Nutzen auch tatsächlich vorhanden ist. Falls nicht, dann ist die O-Matrix entweder schlecht aufgebaut oder generell die falsche Methode. Zum Glück gibt es Alternativen.
Q-Matrix Download
Hier kannst Du eine einfache Q-Matrix als Excel-Vorlage herunterladen.
Diese ist einfach gestaltet (nichts Besonderes).
Du kannst die Datei beliebig anpassen oder nur als Anregung für eine bessere Lösungen nutzen.
QM-Matrix – Gesamtfazit
✅ Die ISO 9001 fordert keine Matrix. Das Wort taucht an keiner Stelle im Normtext auf. Wenn im Unternehmen Matrizen zum Einsatz kommen, dann sollte deren Zeck bekannt und der Nutzen im Alltag erkennbar sein. Falls nicht, dann weg damit.
QMB-Ausbildung
Wenn Du lernen möchtest, wie Du die Anforderungen der ISO 9001 für Dein Unternehmen sinnvoll interpretieren kannst, dann buche die QMB-Ausbildung der Lev-Akademie.
