Was der PDCA-Zyklus*1 mit menschlichen Bedürfnissen zu tun hat
Die Bedeutung der Befriedigung von Bedürfnissen ist nicht erst seit der nach Abraham Harold Maslow (1908-1970) benannten Bedürfnispyramide bekannt. Durch Arbeit an sich, können bereits wichtige Bedürfnisse befriedigt werden. Hierzu gehören z.B. Akzeptanz, Anerkennung, Beitrag leisten, Effizienz, Entwicklung, Erfolge feiern (z.B. nach jedem 8d-Report), Gemeinschaft, Kollegialität, Kontakt, Struktur, Teamgeist, Unterstützung, Wirksamkeit und Zugehörigkeit.
Werden Mitarbeitende in alle Phasen des PDCA-Zyklus „angemessen“ eingebunden, so werden weitere Bedürfnisse berücksichtigt. Mit der Befriedigung weiterer Bedürfnisse steigen Motivation und Entfaltungsmöglichkeiten, wovon Unternehmen, Mitarbeitende und Kunden profitieren.
Was bedeutet jedoch „angemessen“ bei der Einbindung in den PDCA-Zyklus?
In vielen Organisationen reduziert sich die Mitwirkung der Masse auf das „D“ im PDCA-Zyklus, dem Tun. Es wird erwartet, dass dokumentierte Prozesse bzw. Arbeitsanweisungen ausgeführt werden und bei Fehlverhalten droht oft Strafe. Im schlimmsten Fall werden interne Audits als „C“ des PDCA-Zyklus missbraucht, um lediglich Fehlverhalten zu den Vorgaben aufzudecken.
Wenn bereits bei der Festlegung von Verfahren und detaillierten Hilfsdokumenten Mitarbeitende einbezogen werden und deren Erfahrungen gehört werden, so werden zwei weitere Bedürfnisse gewürdigt. Bitte verwechseln Sie Partizipation mit nicht mit Basisdemokratie. Wir sollten uns lediglich von dem Bild der allwissenden Führungskraft endgültig lösen, die alles allein festlegen muss. Letztlich entscheidet und verantwortet die Führung. Es wäre jedoch fahrlässig, hierbei nicht auf das Wissen und die Kompetenz der Mitarbeitenden zurückzugreifen.
In vielen zertifizierten Organisationen wird jährlich eine Managementbewertung durchgeführt. Diese findet meist zufälligerweise kurz vor dem Zertifizierungsaudit statt. Etwas zum gleichen Zeitpunkt mahnen die QM-Beauftragen die Prozesseigner an, die Prozessdokumentation auf Aktualität zu prüfen. Ein jährlicher PDCA-Zyklus, oft ohne Beteiligung der Mitarbeitenden, kann kaum Schwung aufnehmen. Diese Vorgehensweise dient lediglich dem Zertifikatserhalt.
Aus den agilen Managementmethoden ist die Retrospektive (Rückblick) bekannt. In regelmäßigen Abständen von 2 bis 6 Wochen werden jene Themen besprochen, die nichts mit aktuellen Projekten oder Aufträgen zu tun haben. Es wird im Team reflektiert, wie vorhandene Abläufe (inkl. der zugehörigen Dokumentation) optimiert werden können. Auf diesem Wege nimmt die Transparenz zu, Mitarbeitende erkennen Fortschritte und erfahren Wertschätzung, drei weitere Bedürfnisse der Menschen.
Durch gute Erfahrungen steigt das Vertrauen der Führungskräfte in die Mitarbeitenden, welche dadurch wiederum vermehrt Ihre Kreativität einbringen. Diese Aufwärtsspirale von Vertrauen und Motivation wurde bereits von Douglas Murray McGregor (1906 – 1964) als „Theorie-x und Theorie-y“ beschrieben. Am Ende steht ein geändertes Rollenverständnis von Führung, bei der Mitarbeitende eigenständige Entscheidungen treffen. Aktuell wird mit dem Schlagwort „Agile Organisation“ versucht, das Potenzial der Mitarbeitenden auszuschöpfen. Somit wären auch die Bedürfnisse Vertrauen, Autonomie und Kreativität angemessen berücksichtigt.
Ein besonderes Bedürfnis überlagert alle Phasen des PDCA-Zyklus. Warum engagieren sich viele Menschen ehrenamtlich für soziale Zwecke oder die Umwelt? Weil sie den Sinn erkennen und für etwas einstehen wollen. Daher sollte der Sinn jederzeit infrage gestellt dürfen. Wofür braucht die Welt unsere Produkte oder Dienstleistungen? Welchen Betrag leiste ich zur Kundenzufriedenheit? Gelingt es diese Fragen zu beantworten, dann ist z.B. Dienstleistungspersonal freundlich, geduldig und verbindlich oder Mitarbeitende der Fertigung gehen sorgsam mit Werkzeugen um und achten wissbegierig auf Veränderungen in Herstellungsprozessen.
Bereist 1951 hat William Edwards Deming (1900 – 1993) in seinen 14 Punkten des Managementprogramms den folgenden Satz formuliert: „Beseitige alle Hindernisse, die den Werkern und den Vorgesetzten das Recht nehmen, auf ihre Arbeit stolz zu sein.“ Diese Hindernisse lassen sich nur erkennen und beseitigen, wenn die Mitarbeitenden im PDCA-Zyklus mitarbeiten.
Fazit:
Um den PDCA-Zyklus wirkungsvoll umzusetzen, sollten Mitarbeitende in alle vier Phasen aktiv eingebunden sein. Zudem sollte ein wirkungsvolles Zyklus-Intervall zur Retrospektive gefunden werden, welches wahrscheinlich zwischen 2 und 8 Wochen liegt.
Dieser Artikel erschien in der Ausgabe 2020 der Industrial Quality.
*1 – PDCA steht für Plan-Do-Check-Act und beschreibt den endlosen Kreislauf zur stetigen Verbesserung.
