ISO 9001 und der Bericht zur Managementbewertung

Benötigt man einen Bericht?

Nur in Deutschland werden Zertifizierungsgesellschaften zur Archivierung von Kundendokumenten verdonnert. Die Forderung stammt von der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle). Angesichts zunehmender Digitalisierung und Dynamisierung von QM-System ist das einfach nur nervig.

Hierzu habe ich bereits einen ausführlichen QM-Impuls veröffentlicht:
Der Dachs, der DAX und die DAkkS

Jedenfalls fordern die meisten Zertifizierungsgesellschaften in diesem Zusammenhang einen „Bericht zur Managementbewertung“ einzureichen. Ein solcher Bericht wird jedoch nicht zwingend von der ISO 9001 gefordert. Auch wenn viele Organisationen Berichte nutzen, gibt es interessantere Alternativen.

Aus Spaß habe ich ChatGPT und Google Gemini zu diesem Thema befragt. Da beide Chatbots fast identisch geantwortet haben, fasse ich hier die Ergebnisse vom Dialog mit ChatGPT zusammen.

Versteht ChatGPT die ISO 9001 richtig?

Auf die Frage „Was fordert die ISO 9001 zur Managementbewertung?“ erhalte ich eine korrekte Antwort, in der nahezu der Normtext der ISO 9001 zitiert wird. Was wohl der Beuth-Verlag darüber denkt? 😮

Interessanter wurde die Antwort auf meine Folgefrage: „Müssen zertifizierte Unternehmen einen Bericht zur Managementbewertung erstellen?“

Hier die Antwort der KI: „Ja, zertifizierte Unternehmen, die nach der ISO 9001 zertifiziert sind, müssen einen Bericht zur Managementbewertung erstellen. Dieser Bericht dient dazu, die Ergebnisse der regelmäßigen Managementbewertung des Qualitätsmanagementsystems (QM-System) zu dokumentieren. Hier sind einige wichtige Punkte:

1. Inhalt des Berichts: Der Bericht sollte die Ergebnisse der Managementbewertung gemäß den Anforderungen der ISO 9001 umfassen. Dazu gehören Informationen zu Leistung, Wirksamkeit, Risiken, Chancen, Verbesserungspotenzialen und Ressourcenbedarf.

2. Verantwortlichkeit: Die oberste Leitung ist für die Erstellung und Dokumentation des Berichts verantwortlich. Dies kann in Form von Protokollen, Zusammenfassungen oder anderen geeigneten Dokumenten erfolgen.

3. Frequenz: Die Managementbewertung sollte regelmäßig durchgeführt werden (z. B. jährlich oder vierteljährlich), und der Bericht sollte entsprechend aktualisiert werden.

4. Basis für Entscheidungen: Der Bericht zur Managementbewertung dient als Grundlage für strategische Entscheidungen, Verbesserungsmaßnahmen und die Weiterentwicklung des QM-Systems.

5. Auditnachweise: Bei Audits (intern oder extern) kann der Bericht als Nachweis für die Durchführung der Managementbewertung dienen.

Es ist wichtig, dass der Bericht klar, präzise und nachvollziehbar ist, um die Konformität mit den ISO 9001-Anforderungen zu gewährleisten.“

Scheinbar ist ChatGPT der inhaltliche Widerspruch mit der korrekten Aussage unter Punkt 5 (Bei Audits kann der Bericht als Nachweis für die Durchführung der Managementbewertung dienen) nicht aufgefallen.

Daher habe ich nachgefragt: „Aber ein Bericht wird in der ISO 9001 nicht erwähnt. Woher nimmst Du die Information, dass ein Bericht gefordert sei.“

Immerhin räumt ChatGPT ein: „Sie haben recht, und ich entschuldige mich für das Missverständnis. Die ISO 9001 erwähnt tatsächlich keinen spezifischen „Bericht zur Managementbewertung“. Vielen Dank, dass Sie mich darauf hingewiesen haben.“

Darauf folgt eine erneute Zusammenfassung der Normanforderungen, dieses Mal schon etwas fantasievoller von der KI ausgeschmückt.

Daher ergänzte ich folgende Intervention: „Auch das ist nicht ganz korrekt. Die Norm fordert dokumentierte Maßnahmen und die Bereitstellung der Ressourcen. Das muss nicht in Berichtsform erfolgen!“

ChatGPT: „Vielen Dank für die Klarstellung, und ich entschuldige mich für die vorherigen Missverständnisse. Sie haben absolut recht.

Die ISO 9001 fordert tatsächlich dokumentierte Maßnahmen im Zusammenhang mit der Managementbewertung. Dies bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass die Ergebnisse der Managementbewertung in geeigneter Weise dokumentiert werden. Die Dokumentation kann in verschiedenen Formen erfolgen, einschließlich Protokollen, Zusammenfassungen oder anderen Aufzeichnungen. Wichtig ist, dass die Informationen nachvollziehbar und für die betroffenen Personen zugänglich sind.

Die Bereitstellung von Ressourcen für das Qualitätsmanagementsystem (QM-System) ist ebenfalls ein wesentlicher Aspekt. Dies umfasst finanzielle, personelle und technische Ressourcen, die für den Betrieb und die kontinuierliche Verbesserung des QM-Systems erforderlich sind. Auch hier ist keine spezifische Berichtsform vorgeschrieben, aber die Verantwortlichen müssen sicherstellen, dass die Ressourcen angemessen zur Verfügung gestellt werden.

Vielen Dank für Ihre Geduld, und ich hoffe, diese Antwort klärt die Anforderungen der ISO 9001 zur Managementbewertung weiter auf.“

Mit dieser letzten Aussage kann ich gut leben 😃.

Es gibt normkonforme Alternativen zum Bericht

Bei vielen meiner Kunden werden jährliche Berichte zur Managementbewertung zufälligerweise kurz vor Zertifizierungsaudits 😉 zu Papier gebracht. Jedoch habe ich auch Kunden, die ihre Managementbewertung in anderen Intervallen und alternativen Formen der Dokumentation umsetzen. Dort gibt es keine klassischen Berichte.

Die Erfahrung zeigt, dass Zertifizierungsauditor:innen dennoch die Normkonformität zur ISO 9001 problemlos feststellen, nachdem die Vorgehensweise erläutert wurde. Für die Bereitstellung von Dokumenten zur Auditvorbereitung und zur Befüllung der Dokumentcontainer für die Zertifizierungsstellen und die DAkkS konnten auch jeweils Lösungen gefunden werden.

Was für manche umständlich klingen mag, ist für fortgeschrittene Managementsysteme eine deutliche Entlastung, da kein zusätzlicher „Bericht für das Audit“ erstellt werden muss.

Bitte nicht falsch verstehen: Berichte sind völlig in Ordnung, gleichzeitig gibt es interessante Varianten.

Ich lade immer wieder dazu ein:

1.       Die Norm zu lesen und angemessen sinnvoll für das eigene Unternehmen zu interpretieren.

2.       Und bevor man etwas für die Norm tut, sollte überlegt werden, ob das Normthema nicht bereits in der Praxis gelebt wird.

3.       Normimpulse dürfen gerne helfen, die gelebte Praxis zu optimieren.

Auf diesem Weg unterstützt die ISO 9001 Unternehmen und Paralleluniversen (QM-Impuls Nr. 6) werden vermieden.

Impulse für Deine Managementbewertung

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