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In vielen Organisationen sind die technischen Entwicklungsmöglichkeiten zur Optimierung der Produktionsprozesse oftmals ausgeschöpft. Innovationen zur Kostenoptimierung erfordern entweder hohe Investitionen oder den glücklichen Zufall zur Entdeckung einer neuen Technologie.
Anders sieht es in den Geschäftsprozessen aus! In den organisatorischen Abläufen, angefangen bei der Marktbeobachtung, über die Auftragsgenerierung, den Auftragssteuerungsprozess bis hin zur Ermittlung der Kundenzufriedenheit und zur Bewertung der eigenen Effizienz, liegen die eigentlichen Potenziale zur Optimierung der Organisation.
Im Rahmen der Produktionsprozessoptimierung existieren viele verschiedene Werkzeuge (z.B. FMEA, Ishikawa, Fehlersammellisten, Pareto-Analyse, …) zur vorbeugenden Risikoplanung, zur Ermittlung von Fehlern und zum Auffinden von Verbesserungsmöglichkeiten. Auch zur Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen gibt es Werkzeuge (z.B. SWOT-Analyse, Analyse der internen Kunden-Lieferanten-Zufriedenheit, …), welche jedoch seltener aus der Perspektive „Qualitätsmanagement“ Anwendung finden.
Da ich ein Freund pragmatischer und einfacher Methoden bin, habe ich mir überlegt, inwiefern es möglich ist, eine Methode aus der Produktionsprozessoptimierung so abzuändern, dass sie auch zur Optimierung von Geschäftsprozessen geeignet ist. Als Ausgangsidee habe ich mir das Ishikawa Diagramm vorgenommen und statt der 5Ms (Mensch, Material, Maschine, Methode, Mitwelt) geeignete Stichworte zur Analyse von Geschäftsprozessen gesucht.
Geschäftsprozess mit MAKEBA Diagramm analysieren
Hinter den einzelnen Buchstaben verbergen sich folgende Aspekte:
M – Mensch: Auch Geschäftsprozesse hängen vom Wissen, der Motivation und der Konzentration der Mitarbeiter ab, weshalb der Faktor Mensch zu berücksichtigen ist.
A – Aufgabenverständnis: Aufgaben können nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn diese klar formuliert und über die ganze Organisation hinweg synchronisiert (alle ziehen an einem Strang) umgesetzt werden. Auch die Priorität der Aufgaben (Kundenorientierung, Wirtschaftlichkeit, …) sind hier von Bedeutung.
K – Kommunikation: Die Form der Kommunikation (Formular, Mail, Notizzettel, Laufkarte, …) sowie die Verlässlichkeit von mündlichen Absprachen beeinflussen ebenfalls die Qualität von Geschäftsprozessen.
E – EDV: Die elektronische Datenverarbeitung beeinflusst immer stärker den Arbeitsalltag in allen Bereichen einer Organisation. Hierbei können Themen auf Hardwareebene (Zuverlässigkeit, Ergonomie, …) genauso von Bedeutung sein wie auf der Softwareebene (Kompatibilität von Anwendungen, Workflows, Fehleranfälligkeit, Bedienkomfort, Datensicherheit, …).
B – Betriebsklima: Das Betriebsklima in Organisation ist von den hier aufgeführten Aspekten sicherlich der am schwierigsten zu bestimmende Faktor. Fakt ist jedoch, dass mangelhaftes Führungsverhalten (fehlende Wertschätzung, Kultur der Abstrafung und Angst, …) sowie gesammelte Erfahrungen, welche Mitarbeiter demontieren, Geschäftsprozesse stark beeinflussen.
A – Arbeitsplatzgestaltung: Das zweite „A“ betrifft die Arbeitsplatzgestaltung. Hierunter fallen Themen wie Ergonomie, Optik, Lärm sowie Ordnung und Sauberkeit. Durch die 5S Methode aus dem Toyota Produktionssystem sind zu diesem Thema einige Unternehmen auch in Büros aktiv.
Wie bei einer Fehleranalyse im Ishikawa Diagramm, kann das MAKEBA Diagramm genutzt werden, um Fehlerursachen in Geschäftsprozessen zu ermitteln. Zudem kann die Methode eingesetzt werden, um in einem Brainstorming mögliche Chancen und Risiken innerhalb eines Geschäftsprozesses zu ermitteln, um daraus Maßnahmen zu diesen Chancen und Risiken gemäß den Anforderungen der kommenden ISO 9001:2015 abzuleiten.
Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung und freue mich über Ihre Rückmeldung an makeba@joseph-beratung.de.
