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Schulung – Qualifikation – Kompetenz

Anforderung der ISO 9001 einfach erklärt

In der Revision der ISO 9001 von 1994 gab es das Normelement „Schulung“.
Mit der Revision 2000 wurde daraus das Kapitel „Qualifikation“.
Seit der leichten Überarbeitung 2008 lautete die Überschrift „Kompetenz, Schulung und Bewusstsein“, was seit 2015 auf das eine Wort „Kompetenz“ reduziert wurde.

Drei Begriffe mit unterschiedlicher Bedeutung. Interessanterweise sind die Anforderungen der ISO 9001 unter diesen Überschriften weitgehend unverändert geblieben. Die letzte wesentliche Ergänzung gab es im Jahr 2000: Die Bewertung der Wirksamkeit von Qualifizierungsmaßnahmen wurde ergänzt. Eine Anmerkung aus der letzten Normrevision von 2015 zeigt, welche Maßnahmen zur Kompetenzsicherung geeignet sein können.

Was nicht gefordert wird, sind dokumentierte Informationen mit den Bezeichnungen Schulungsplan, Qualifikationsmatrix oder Wirksamkeitsbewertungsformular. Das ist logisch, da die ISO 9001 keinerlei Methoden vorgibt.

Was fordert die Norm im Kapitel 7.2 „Kompetenz“?

1) Kompetenz bestimmen

Wir müssen für Mitarbeiter:innen (oder Fremdpersonal, das in unserem Namen aktiv ist) die erforderliche Kompetenz bestimmen.

Anders ausgedrückt: Jemand sollte wissen, wer was können muss.

2) Kompetenz sicherstellen

Wenn wir wissen, was jemand können muss, sind wir gut beraten, sicherzustellen, dass diese Personen auf Grundlage angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind.

3) Kompetenzdefizite erkennen und handeln

Stellen wir fest, dass Personen trotz angemessener Ausbildung, Schulung oder Erfahrung nicht kompetent sind, müssen wir Maßnahmen ergreifen, damit sie die benötigte Kompetenz erwerben.

4) Wirksamkeit bewerten

Geeignete Maßnahmen können laut der Anmerkung im Normtext sein: Schulung, Mentoring oder Versetzung bestehender Mitarbeitender sowie die Einstellung oder Beauftragung kompetenter Personen. Maßnahmen können aber auch sein: lies ein Buch, schaue YouTube-Videos und vieles mehr.

Nach deren Umsetzung geeigneter Maßnahmen sollten wir uns davon überzeugen, dass die ergriffenen Maßnahmen tatsächlich zur gewünschten Kompetenz geführt haben.

WICHTIG: Bis hierhin fordert die ISO 9001 keine dokumentierten Informationen. Natürlich kann es sinnvoll und hilfreich sein, Schulungsbedarfe schriftlich zu ermitteln oder Qualifizierungsmaßnahmen intern zu planen. Auch die Budgetermittlung für externe Schulungen kann dabei eine Rolle spielen.

Jedoch ist zum Beispiel eine Wirksamkeitsbewertung durch Beobachtung, ganz ohne Dokumentation, normkonform.

Alles, was hilft, ist gut – alles andere kann weg, auch wenn viele Auditor:innen immer wieder nach typischen Standarddokumenten fragen.

5) Erforderliche Dokumentation zur Kompetenz

Die Norm verlangt lediglich, angemessene Nachweise der Kompetenz aufzubewahren. Was unter „angemessen“ zu verstehen ist, hängt von Nachweispflichten (Gesetzgeber, Kunden, ggf. Branchenstandards) und den eigenen Vorgaben ab.

Fazit

Die Normanforderungen sind plausibel und eigentlich selbstverständlich. Dennoch trifft man in Organisationen regelmäßig auf Büroangestellte, die Office-Programme oder andere Software nur rudimentär bedienen können. Hier gibt es Potenzial zur Zeit- und Kostenersparnis.

Aber auch in Fertigungsbereichen wird oftmals nur das Nötigste unterwiesen. Selten gibt es ein erkennbares Interesse, die Neugier der Mitarbeitenden zu wecken und neue Möglichkeiten zu entdecken – dabei steckt auch hier vermutlich gewaltiges Potenzial.

In der Normanforderung 7.2 „Kompetenz“ erkenne ich grundlegende, sinnvolle Anforderungen. Wenn ihr eure Mitarbeiter anmessen qualifiziert, ihr aber vor Zertifizierungsaudits zusätzlich Dokumentationen zur Kompetenz „geradeziehen“ müsst, ist eure aktuelle Methode offensichtlich unpassend.