Qualitätsmanagementsystem einführen

Immer wieder erhält man als QM-Berater:in Anfragen per E-Mail, wie:

Auf Basis der vorliegenden Informationen könnte ich ein Angebot abgeben. Warum das wahrscheinlich weder für das Unternehmen noch für Berater:innen zufriedenstellend enden wird, darum geht es in diesem Beitrag.

Vorgehensweise / Projektablauf

Beginnen wir mit dem Wunsch, ein Qualitätsmanagementsystem einführen zu wollen.

Jedes Unternehmen hat bereits einen QM-System (Vgl. QM-Podcast Episode 14 „Was ist ein Qualitätsmanagementsystem?“). Sofern Unternehmen nicht auf Betrug aus sind, haben sie sehr wahrscheinlich festgelegte Vorgehensweisen, um Kunden zufriedenzustellen. Diese Vorgehensweisen können schriftlich vorliegen, mündlich überliefert worden sein oder der Prozess hat sich mit der Zeit entwickelt und etabliert.

Daher sollten Unternehmen Berater:innen suchen, welche die Anforderungen der ISO 9001 angemessen zu interpretieren wissen. In einem ersten Schritt sollte hinterfragt werden, welche Anforderungen der ISO 9001 bereits (mehr oder weniger gut) erfüllt werden. Erst im zweiten Schritt sucht man, gemeinsam mit den betroffenen Personen, nach eventuell sinnvolleren Vorgehensweisen. Diese Vorgehensweise bildet das Gegenteil zu: „Ich habe da ein Musterhandbuch für Ihre Branche …“.

Unternehmen sollten Berater:innen beauftragen, die Mehrwert und nicht Mehrarbeit generieren.

QM-Handbuch

Weiter geht es mit dem Wunsch nach der Erstellung eines Qualitätsmanagementhandbuchs.

Seit der Revision aus dem Jahr 2015 fordert die ISO 9001 kein Handbuch. Bestimmte Dokumente und Nachweise müssen (sofern zutreffend) im Zertifizierungsaudit auffindbar sein.

Diese Dokumente müssen nicht zwingend an einem zentralen Ort vorliegen. Gleichzeitig ist es eine gute Idee, sich Gedanken zur Ablage von Vorgaben (Checklisten, Formulare, Arbeitsanweisungen …) zu machen. Insbesondere in größeren Unternehmen kann der Einsatz von Intranet-Plattformen (SharePoint, Q.Wiki, Orgavision …) hilfreich sein. Welches Tool geeignet ist, hängt maßgeblich vom gewünschten Verwendungszweck und auch ein wenig von der IT-Kompetenz ab.

Wenn Berater:innen nur über einen Hammer verfügen, werden sie in jedem QM-System einen Nagel erkennen.

Prozessvisualisierung

Oft wird man als Berater:in in gefragt, ob man die Prozesse mit Visio, Aeneis, ViFlow … oder anderen Programmen darstellt.

Bevor man über ein Tool nachdenkt, sollte man sich über das Ziel im Klaren sein. Die ISO 9001 fordert keine Prozessvisualisierung. (Vgl. QM-Impuls Blog: Ich bin Prozesseigner … und nun?).

Früher dachte ich, dass die Navigation entlang der Prozesse das Suchen Dokumenten unterstützt. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Mitarbeiter:innen diesen Weg (trotzt Schulung) kaum nutzen. Gesucht wird eher nach Dokumentarten und bevorzugt in gefilterten Listen.

Die Visualisierung von Prozessen ist ein wertvolles Hilfsmittel bei der Optimierung von Prozessen. Nach erfolgreicher Optimierung können die „Bildertapeten“ archiviert oder gar vernichtet werden.

Sollen Deine Führungskräfte vor jedem externen Audit Prozessvisualisierungen aktualisieren, obwohl sie diese weder im Arbeitsalltag noch bei der Einarbeitung anwenden? Nur Sinnvolles wird von Herzen unterstützt.

Projektkosten

Die Frage nach den Kosten ist berechtigt. Der Wunsch nach einem Pauschalpreis kann jedoch tückisch sein.

Tatsächlich können Berater:innen auf Erfahrungsbasis die Anzahl von Tagen oder Stunden grob abschätzen. Hierzu reichen oftmals die Anzahl Mitarbeiter:innen und die Branche aus. Aber Projekte neigen dazu, den maximal vereinbarten Zeitrahmen auszunutzen. Dieses Phänomen ist auch als „parkinsonsches Gesetz“ bekannt.

Ferner lassen sich QM-Projekt-Angebote nur schwer vergleichen. Beraterin A verkauft Musterhandbücher, Berater B setzt auf die Visualisierung aller Prozesse, Beraterin C erfindet alle Formulare neu und Berater D geht eher den oben beschriebenen Weg. Weiter Varianten und Kombinationen sind denkbar.

Zudem stellen sich weitere Fragen, wie:

• Welche Kompetenz haben ggf. vorhandene QM-Beauftragte?
• Inwieweit werden Mitarbeiter aktiv eingebunden?
• Sollen Führungsaufgaben im Kontext von QM-Systemen vermittelt werden?
• Sollen im Projekt interne Auditoren ausgebildet werden?
• Besteht der Wunsch, dass Berater innen das Zertifizierungsaudit begleiten?
• …

Bei seriösen Angeboten erfolgt im Vorfeld eine persönliche Auftragsklärung (Jetzt online einen unverbindlichen Termin mit Stephan Joseph buchen).

Für kleinere Unternehmen können erfahrene Berater:innen den Maximalaufwand und den wahrscheinlichsten Aufwand recht gut abschätzen. Gleichzeitig bleibt die Frage, ob das Unternehmen lediglich ein Zertifikat benötigen oder ob es ein sinnvolles QM-System etablieren will.

Für größere Organisationen können Auftragsklärung und Angebotserstellung einen Umfang annehmen, sodass für diese Tätigkeiten bereits Kosten anfallen. Bei entsprechender Angebotsqualität lohnt sich diese Investition.

Joseph Beratung

Mittelstandskunden erhalten übersichtliche Konditionen (Tageshonorar, Stundensatz für Heimarbeit, Fahrtkosten …) und eine Von-Bis-Abschätzung für klar definierte Aufgabenpakete.

Von Projektpauschalen sehe ich ab. Berechnet wird nur das, was als Leistung in Anspruch genommen wurde.

Du kannst einfach online ein allgemeines Angebot anfordern.

Ich persönlich berate Organisationen im ca. 100 km Radius rund um Leverkusen, da Frühstück und Abendessen der Familie gehören. Zudem ist es nachhaltiger für die Umwelt, wenn Berater:innen nicht kreuz und quer durch die Lande fahren.

Fazit

Eine externe Unterstützung ist hilfreich, insbesondere wenn keine adäquate Normkompetenz im Unternehmen verfügbar ist.

Unternehmen sollten selbstkritisch abwägen:

• Will man lediglich Normbefriedigung betreiben?
• Sollen die aktuellen Vorgehensweisen mit den Anforderungen der ISO 9001 abgleichen werden?
• Sind Veränderungen gewünscht?

Was auf den ersten Blick aufwendiger klingt, ist über lange Zeit betrachtet deutlich günstiger. Vorgedachte Lösungen, die nicht zum Unternehmen passen, führen zu teurer Blindleistung mit einhergehendem Frust.

Viel Erfolg bei der QM-System-Einführung, dem Neustart oder der sukzessiven Optimierung.
Stephan Joseph