Verpasste Chancen und übersehene Risiken

Ein digitales QM-System kann auch neue Herausforderungen mit sich bringen: „Es tut mir leid liebes Zertifizierungsauditteam, aber ich kann Ihnen aktuell keine Dokumente zeigen. Unser Server wurde vom Lock-Key-Virus verschlüsselt. Ein Kollege hat letzte Woche den Anhang einer infizierten Fake-Mail geöffnet.“ Dieses Horror-Szenario ist einem meiner Kunden tatsächlich passiert und kein Einzelfall.

Während eines anderen Audits ist die IT-Abteilung auf die Idee gekommen, am Tag des Zertifizierungsaudits die Server zu warten. Hierdurch war der Zugriff auf das integrierte Managementsystem im SharePoint für einige Stunden nicht möglich.

War früher doch alles besser? Geduldige Papierordner sammelten sich im Büro der Managementbeauftragten. Eine feinsäuberliche Unterschrift konnte beweisen, dass die Geschäftsführung das gute alte QM-Handbuch freigegeben hat. Und Zertifizierungsauditor*innen konnten in Ruhe in der Dokumentation schmökern.

Ja, die EDV birgt gewisse Risiken. Werden diese jedoch ordentlich bewertet und vorbeugende Maßnahmen umgesetzt, überwiegen die zahlreichen Vorteile der digitalen QM-Systeme. Eine angemessene Backupstrategie, der Zugangsschutz und Notfalllösungen für Ausfallszenarien sollten selbstverständlich sein.

Die eigentliche Scheu vor digitalen Lösungen, welche sich nicht nur im Kontext von Managementsystemen wiederfinden, hat wenig mit den oben genannten Extremfällen zu tun. Hier eine Auswahl von „Gründen“, welche die Digitalisierung ernsthaft ausbremsen:

Schlechte Software

Bei vielen Programmen kommt einem der Gedanke: „Wenn das die Lösung ist, dann hätte ich gerne mein Problem zurück.“

Immer wieder findet man Lösungen, bei denen sich Programmierende zu wenige Gedanken über intuitive Konzepte und effektive Bedienbarkeit machen. Das können lästige Meldungen sein, die man mit „OK“ bestätigen muss oder zahlreiche Mausklicks bis zum gewünschten Ziel. Wer hat schon Lust ein Formular zu öffnen, indem man zuerst die Prozesslandschaft aufruft, dort ein Flowchart anwählt, darin den Prozessschritt sucht und diesen anklickt, um dann in einem Unterreiter eines sich öffnenden Fensters das gesuchte Formular zu finden. Ein digitales QM-System sollte so aufgebaut sein, dass 3 Mausklicks zum Ziel führen.

Undurchsichtige Lizenzmodelle

„Diese Plattform kostet lediglich 900,- € pro Jahr und alle Mitarbeitenden haben Zugriff auf die aktuellsten Dokumente.“

Es sei denn Sie möchten, dass mehrere Personen Dokumente und Strukturen ändern können. Leider gibt es immer noch Systeme, die nur auf den ersten Blick günstig wirken. Die günstige Lösung der Geschäftsführung könnte dann lauten: „Dann laufen halt alle Änderungen über Frau Meyer.“ Und schon ist die Chance zur Kollaboration (der digitalen Zusammenarbeit) dahin.

Mein QM-Handbuch

Den extremsten Widerspruch zahlreicher Management-Beauftragter (QMB, FASI, …) findet man zwischen den Aussagen „Keiner arbeitet im QM-System mit, alles bleibt an mir hängen!“ und „Wenn Mitarbeitende Dokumente einfach ändern dürfen, dann machen die mir mein QM-System kaputt.“

Diese Angst ist vergleichbar mit den Bedenken des Delegierens. Wenn ich etwas selbst mache, dann kenne ich die Ergebnisqualität. Ein digitales QM-System fördert nur dann die Effektivität, wenn auch die Verantwortungen der Datenpflege kritisch hinterfragt und neu gedacht werden.

Fehlende Qualifikation

Immer wieder erlebt man, dass für Software reichlich Geld ausgegeben wird und im Anschluss kein Budget und keine Zeit für Schulungen vorgesehen sind. Nach dem Motto: „Die Leute sollen doch froh sein, dass sie es nun leichter haben!“

Enthusiasten versuchen irgendwie mit dem Programm zu arbeiten. Gleichzeitig sind Lösungen, die viele Anforderungen erfüllen, in der Regel komplex. Ein effektiver Nutzen ist nur zu erwarten, wenn Mitarbeitende den korrekten Umgang mit der Software erlernen.

Schattenkopien und Dateien in Dateien

Oft sehen digitale QM-Systemlösungen so aus, dass Mitarbeitende zwar Dokumente und Informationen über das Intranet finden, jedoch diese nur in geschützten Dateiformaten (meist PDF) vorliegen. Die Originaldateien werden von den Beauftragten als Schattenkopien altklassisch auf einem Fileserver verwaltet. Unnötig kompliziert wird es, wenn z.B. in Visio ein Flowchart erstellt wird, um dieses als Bilddatei im JPG-Format zu speichern, damit es in eine Worddatei eingebunden werden kann, um diese Worddatei final als PDF-Datei bereitzustellen. Ich hätte keine Lust, diesen Rattenschwanz an Dokumenten zu pflegen. Auch ein digitales QM-System kann Spuren von Wahnsinn enthalten.

Fehlendes Verständnis von Datenbanken und Abfragen

Mit einem Dolch geht man nicht in einen Schwertkampf. Genauso wenig effektiv ist ein SharePoint, wenn dort nur die Fileserverstruktur nachgebaut wird. Wenn zum Beispiel Metadaten im SharePoint (Spalteninformationen) nicht genutzt werden, dann ist SharePoint entweder das falsche Tool oder man hat die Vorteile von Metadaten und Abfragen noch nicht verstanden.

Auditor*innen der alten Schule

„Es wäre ja toll, wenn wir das digital hätten, jedoch bestehen unsere Auditoren auf die Unterschriften in den Dokumenten.“ Dabei taucht das Wort „Unterschrift“ in keiner mir bekannten Norm als Anforderung auf. Leider gibt es Zertifizierungsauditor*innen und Entsandte von Behörden, die digitalen Lösungen kritisch gegenüberstehen oder diese nicht verstehen: „Wenn Mitarbeitende das Worddokument ändern können, dann könnten diese ja Dokumente manipulieren.“ Ja, könnten sie und das wäre ein fristloser Kündigungsgrund, aber kein Grund gegen Kollaboration!

Anforderungen der DAkkS und Zertifizierungsstellen

Da die DAkkS das Vertrauen in die Dokumentenprüfung der Zertifizierungsauditor*innen verloren hat, müssen Zertifizierungsstellen Dokumente aus den Managementsystemen der Kunden aufbewahren. Daher sind Zertifizierungskunden wiederum gezwungen, gewisse Dokumente in einem portablen Format bereitzustellen. Eigentlich ist es kein Problem, aus z.B. einem Wiki die Qualitätspolitik als PDF-Datei abzuspeichern. Aber es ist einfach nur lästig.

Rechtliche Anforderungen

In kollaborativen Systemen ist nachvollziehbar, ob verantwortliche Prozesseigner im System mitwirken. Jede Änderung im System hinterlässt Spuren, meistens mit Datum und Uhrzeit. Ob das alles DSGVO-Konform ist? Was sagt unser Betriebsrat dazu, wenn er davon erfährt?

… und es ließen noch weitere Gründe finden.

Nicht jeder Mitarbeitende sitzt an einem Computer. Software veraltet schnell. Digitale Daten können schneller gestohlen werden. …

Digitales QM-System – Chance oder Risiko?

Die gute Nachricht ist, wenn Unternehmen diese mehr oder weniger begründeten Risiken und Einwände ernst nehmen, überwiegen letztlich die Vorteile der digitalen Lösungen für Managementsysteme.

Insbesondere kollaborative Anwendungen, wie z.B. Office 365 mit SharePoint, Teams und Planner, bieten kreative Lösungsmöglichkeiten. Ein gelebtes Managementsystem entfaltet erst seine Stärken, wenn alle Prozessverantwortlichen und möglichst viele Mitarbeitende aktiv mitwirken können. Sogar in kleinen Organisationen sollten Papierhandbücher und Fileserverstrukturen der Vergangenheit angehören.

Beauftragte der Leitung sind gut beraten, sich mit aktuellen und kommenden digitalen Lösungen auseinanderzusetzen. Sie können wichtige Kommunikatoren zwischen Anwender*innen und Anbietern digitaler Lösungen werden.

Vielleicht hast Du Interessen an meinem Online Videotraining „QM-System mit SharePoint„.

Ausführliche Informationen findest Du auf der Website der Lev-Akademie.