2 x 10 Fehler zum Thema „Interne Kommunikation“

In vielen Unternehmen sind folgende Aussagen zum Thema interne Kommunikation recht typisch:

Zum Thema Meetings:

• „In unseren Meetings sitzt man die meiste Zeit gelangweilt herum.“
• „Hier wird zu viel geredet und zu wenig gehandelt.“

Zum Thema Mitarbeitendengespräche

• „Man läuft sich doch mehrfach täglich über den Weg und klärt dabei alle wesentlichen Dinge.“
• „Mein Büro steht jedem offen. Wenn jemand reden will, kann er das tun.“

Interessant ist auch das Dilemma, dass Mitarbeitende sowohl das Nichtwissen (ich wurde nicht informiert) als auch zur Verfügung gestelltes Wissen (ich erhalte so viele Mails, wann soll ich die denn alle lesen?) jeweils als negativ bewerten und gerne als Ausrede für „Fehlverhalten“ nutzen. Oder wie Dr. Manfred Hinrich (deutscher Philosoph, geboren 1926 in Berlin) es formulierte: „Nichts hindert Information wie Information.“

Allein diese Themen (Meetings, Jahresgespräche und Wissensverteilung) sind es wert, einen genaueren Blick auf das Thema der internen Kommunikation zu werfen.

1.   Interne Kommunikation in Meetings

In vielen Besprechungsräumen findet man schön formulierte Meetingregeln, wie z.B. „Wir fangen pünktlich an, denn Pünktlichkeit soll nicht bestraft werden.“ Ich konnte mir den Satz gut merken, da ich Zeit hatte, während ich auf die nach und nach eintrudelnden Teilnehmer wartete. Spaß beiseite – warum sind scheinbar so viele Meetings ineffizient?

Hier meine TOP 10 Gründe für unproduktive Meetings:

• Im Vorfeld wird keine Agenda oder Themenliste verteilt.
• Teilnehmende kommen unvorbereitet zum Meeting.
• Nicht alle Themen sind für alle Teilnehmenden von Relevanz. Dennoch bleiben diese Mitarbeitenden über die gesamte Dauer im Meetingraum sitzen.
• Wichtige Beschlüsse werden nicht dokumentiert.
• Die Dokumentation von Beschlüssen wird nicht verteilt.
• Die Umsetzung von Beschlüssen und deren Wirksamkeit werden nicht verfolgt.
• Es fehlt die Moderation, um endlose Diskussionen zu unterbinden, jede Person zu Wort kommen zu lassen und bei Bedarf Moderationstechniken einzusetzen.
• Alle warten nur darauf, was die Ranghöchste Person im Raum (z.B. Geschäftsführung) zu sagen hat.
• Es wird nicht richtig (aktiv) zugehört.
• Teilnehmende wollen sich profilieren und keine Schwächen offenbaren.

2.    Interne Kommunikation bei Jahresgesprächen

Und wo ich schon mal dabei bin, fahre ich mit meinen TOP 10 Gründen für ineffiziente Jahresgespräche fort:

• Jahresgespräche finden nicht jährlich satt.
• Die Vorgesetzten sind nicht geschult, um Jahresgespräche zu führen.
• Endlos lange Fragebögen hindern einen intensiven Gesprächsverlauf (man muss ja schließlich mit allen Gesprächen durchkommen).
• Vom Ergebnis des Jahresgesprächs hängen Löhne oder Prämien ab.
• Gespräche finden nicht auf Augenhöhe statt, sondern von oben herab.
• Ergebnisse aus der Summe der Gespräche werden nicht aufbereitet (verpasste Chancen für Unternehmen!).
• Die Gespräche werden nur geführt, weil die oberste Leitung das so will.
• Es herrscht eine Kultur der Angst im Unternehmen.
• Die Mitarbeitende werden nicht über den Sinn und Zweck der Jahresgespräche informiert.
• Es erfolgt kein abschließendes Feedback über die Ergebnisse der absolvierten Gespräche.

Informationsverteilung

Na gut, meckern kann jeder. Daher möchte ich zum letzten Thema ein paar Denkanstöße zum Thema interne Kommunikation geben. Los geht’s:

• Die schriftliche Verteilung von Informationen reicht nicht aus!!! Das betrifft E-Mails, Arbeitsanweisungen, Sicherheitshinweise, …. Mächtiger als jedes Blatt Papier ist das Wort. Der geschriebene Text darf gerne als Nachschlagwerk dienen.
• Hören Sie auf, Ihre Mitarbeitenden mit E-Mails zu bombardieren. Nutzen Sie zentrale Informationssysteme. Es gibt inzwischen viele einfache Content Management Systeme (CMS) und Dokumenten Management Systeme (DMS) die hierfür geeignet sind (z.B. Share Point, Teams, Media Wiki, …, um nur einige zu nennen). Achtung: Auch diese Systeme ersetzen nicht die verbale Kommunikation.
• Legen Sie fest, wie Informationen an die Basis weitergegeben werden sollen (Informationskette: Geschäftsführung > Führungskräfte > Vorarbeitende > Mitarbeitende). Schaffen Sie Hilfsmittel (Leitfäden), damit z.B. eine Vorarbeiterin alle wesentlichen Punkte im Sinne der Geschäftsführung an die Mitarbeitenden vermitteln kann. Qualifizieren und coachen Sie Ihre Informationsverteiler.
  • Beschlüsse müssen gemeinschaftlich getragen und vermittelt werden. Es ist ganz schlecht, wenn z.B. ein Vorgesetzter seine Abteilung mit den Worten „Die da oben haben sich wieder einen Schwachsinn ausgedacht …“ beginnt. Nur wenn alle von den Beschlüssen überzeugt sind (nicht zu verwechseln mit Begeisterung), werden diese auch angegangen.

In diesem Zusammenhang ein Hinweis an Führungskräfte: Wenn Sie mit Beschlüssen nicht einverstanden sind, haben Sie die Wahl diese voll zu unterstützen oder auf der oberen Ebene Ihre Bedenken und Einwände vorzutragen. Sie schwächen Ihre eigene Führungsposition, wenn Sie nicht hinter Beschlüssen der obersten Leitung stehen. Wie sagt man so schön auf Neudeutsch? Love it, change it or leave it.

Anmerkung: Dieser Artikel ist in der Ausgabe August 2013 der Industrial Quality erschienen.